เรื่องของการบริหารทรัพยากรบุคคลในยุคใหม่นี้ จะไม่มีการบริหารแบบเชิงรับอีกต่อไป ทุกอย่างจะต้องมีเป้าหมาย มีแผนงานที่ชัดเจน ทั้งนี้เนื่องจากธุรกิจที่มีการแข่งขันกันอย่างสูง จะเห็นได้ว่า ในช่วง 1-2 ปีที่ผ่านมานี้ สภาพแวดล้อมต่างๆ ทางด้านธุรกิจ มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วมาก บางองค์กรเริ่มที่จะลดกำลังคนลง โดยหันไปใช้เครื่องจักรมากขึ้น บางแห่งพยายามที่จะลดต้นทุนทางด้านทรัพยากรบุคคลลงไปอีก บางธุรกิจที่ยังคงต้องใช้ทรัพยากรบุคคล เพื่อพบว่า ต้นทุนแรงงานบ้านเราสูงขึ้น และแรงงานเองก็ไม่ได้สร้างมูลค่าเพิ่มอะไรให้กับธุรกิจเลย ก็เริ่มที่จะหันหน้าสู่ประเทศที่มีอัตราค่าแรงที่ต่ำกว่า และคนมีคุณภาพมากกว่า เป็นต้น

ด้วยสภาพแวดล้อมเหล่านี้ ก็เลยทำให้ฝ่ายบริหารทรัพยากรบุคคล จำเป็นที่จะต้องมีการวางแผนเรื่องของการบริหารทรัพยากรบุคคลให้ดี ให้มีความสอดคล้องกับเป้าหมาย และแผนธุรกิจขององค์กรให้มากที่สุด

แผนงานบริหารทรัพยากรบุคคลในอดีต

ในอดีตนั้น แผนงานด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล มักจะถูกเน้นไปที่เรื่องของแผนอัตรากำลังคนมากกว่า กล่าวคือ ในแต่ละปี ก็จะมีการทำข้อมูลเรื่องของความเคลื่อนไหวของพนักงานภายในบริษัท อาทิ อัตราการลาออกของพนักงานในแต่ละปี มาประมาณการว่า จำนวนพนักงานที่จะลาออกมีเท่าไหร่ รวมทั้งจำนวนพนักงานที่จะเกษียณอายุในแต่ละปีว่า มีใครบ้าง กี่คน เพื่อที่จะเอาข้อมูลตรงนี้มาใช้ในการวางแผนว่า ปีหน้าเราจะต้องเพิ่มคนอีกเท่าไหร่ ฝ่ายใดบ้าง จำนวนคนจะกลายเป็นเท่าไหร่ ฯลฯ เราพิจารณาแผนอัตรากำลังโดยไม่ได้ดูเป้าหมาย และแผนธุรกิจขององค์กรเลย

ผลจากการทำแผนบริหารทรัพยากรบุคคลแบบนี้ ก็เลยทำให้ องค์กรขาดพนักงานที่มีความเหมาะสม บางกรณีคนที่มาทดแทน กลับไม่สามารถทำงานได้ดีเท่าคนที่ออกไป บางองค์กรพนักงานได้รับการเลื่อนตำแหน่ง ได้รับการทดแทนอัตราที่กำหนด แต่กลับขาดความรู้ และทักษะในการทำงาน ก็เลยทำให้ธุรกิจไม่สามารถบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ได้

ดังนั้นการวางแผนกำลังคนในยุคนี้จึงจำเป็นที่จะต้องมองให้รอบด้าน และพิจารณาปัจจัย และองค์ประกอบต่างๆ ให้อย่างครบถ้วน เราลองมาดูปัจจัยในยุคนี้ว่ามีอะไรบ้างที่มีผลต่อการวิเคราะห์หาอัตรากำลังขององค์กร

• วิสัยทัศน์ และเป้าหมายทางธุรกิจของบริษัท ตัวนี้เป็นตัวพื้นฐานที่สำคัญในเรื่องของการวิเคราะห์อัตรากำลังเลยก็ว่าได้ เพราะเป็นตัวบอกเราว่า ถ้าองค์กรมีเป้าหมายแบบนี้ เราจะต้องมีคนสักเท่าไหร่ ตำแหน่งใดบ้าง ตำแหน่งใดต้องเพิ่ม ตำแหน่งใดไม่ต้องเพิ่ม หรือต้องลดลง ทักษะอะไรที่จำเป็นต้องมีบ้าง ฯลฯ
• นโยบายการทำงานแบบ outsource หลายบริษัทในปัจจุบัน ไม่ได้ผลิตสินค้าเอง แต่กลับมีสินค้าขายอย่างดี เพราะเดี๋ยวนี้เรื่องของการ outsource เข้ามามีบทบาทมากขึ้น ในการวางแผนอัตรากำลังคนก็เช่นกัน คงต้องพิจารณาถึงโอกาสในการที่จะใช้แนวทางในการ outsource งานบางอย่างด้วยเช่นกัน แต่ทั้งนี้ก็คงขึ้นอยู่กับนโยบายในการบริหารจัดการขององค์กรเองด้วย ว่าจะมีงานอะไรที่เราจะไม่ทำเองอีกต่อไป ซึ่งก็จะมีผลต่ออัตรากำลังคนขององค์กรเช่นกัน
• เทคโนโลยีที่จะนำมาใช้ในการทำงาน เรื่องของเทคโนโลยีสมัยใหม่ ก็มีผลต่ออัตรากำลังเช่นกัน เราคงต้องพิจารณาถึงแนวโน้มเทคโนโลยีที่จะเข้ามามีผลต่อการทำงานขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของหุ่นยนต์ เครื่องจักรสมัยใหม่ หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ต่างๆ ที่จะเข้ามาอำนวยความสะดวกในการทำงานของเรามากขึ้น สิ่งเหล่านี้จะมีผลทำให้อัตรากำลังในระดับปฏิบัติการลดน้อยลง แต่ต้องเพิ่มอัตราของกลุ่มคนบริหารจัดการเทคโนโลยีเหล่านี้มากขึ้น หรือบางครั้งก็อาจจะต้องพิจารณาทางเลือกในเรื่องของการ outsource

 

 

 

ขั้นตอนในการวางแผนอัตรากำลัง

1. ศึกษาและทำความเข้าใจ ทิศทาง และเป้าหมายขององค์กร (Strategic Direction)

สิ่งแรกที่นักบริหารทรัพยากรบุคคลจะต้องทำก่อนที่จะวางแผนอัตรากำลังคนได้ ก็คือ จะต้องศึกษา และทำความเข้าใจธุรกิจของบริษัท เป้าหมายในอนาคต 1-3 ปีข้างหน้านับจากวันที่กำลังจะทำแผน ทิศทาง กลยุทธ์ ฯลฯ HR จะต้องเข้าใจแผนธุรกิจขององค์กรเป็นอย่างดี มิฉะนั้นก็จะไม่สามารถคิดต่อในเรื่องของแผนกำลังคนได้เลย ถ้าเราเข้าใจธุรกิจ และเป้าหมายธุรกิจดีจะทำให้เราสามารถตอบคำถามได้ว่า

1. 1. กำลังคนที่เป็นกำลังหลักของเราคืองานกลุ่มไหน
   2. เราต้องการกำลังคนที่มีความรู้ ทักษะ ความสามารถในด้านไหนบ้าง เพื่อที่จะบรรลุเป้าหมายธุรกิจ

 

2. วิเคราะห์กำลังคน (Workforce Analysis)

ขั้นตอนต่อไปก็คือต้องมาพิจารณาวิเคราะห์ว่า

2.1  ความต้องการกำลังคนว่าเป็นอย่างไร จากที่เรารู้ว่าเป้าหมายและทิศทางของธุรกิจของเราเป็นอย่างไรแล้วนั้น ก็ต้องมาวิเคราะห์กันต่อไปว่า การที่องค์กรเราจะไปสู่เป้าหมายตรงนั้นได้ จะต้องอาศัยคนที่มีความรู้ความสามารถ และทักษะแบบไหน หน่วยงานไหน และตำแหน่งงานไหนขององค์กรที่ถือว่าเป็นหลักสำคัญที่จะทำให้เป้าหมายบรรลุได้ ประเด็นหลักๆ ที่อยู่ในข่ายการพิจารณาก็มีดังต่อไปนี้

• ลักษณะของพนักงานที่ต้องการ ไม่ว่าจะเป็น ช่วงอายุ ระดับการศึกษา ทักษะสำคัญที่ต้องมี
• เทคโนโลยีที่จำเป็นต้องนำมาใช้ในการทำงานในอนาคต ว่าจะมีผลต่อการทำงานของหน่วยงาน และตำแหน่งอะไรบ้าง
• แนวโน้มตลาดแรงงานเป็นอย่างไร เช่น ระดับการศึกษาที่จบมาเยอะ อัตราการว่างงาน กลุ่มเป้าหมายที่เราต้องการนั้น จะมีข้อจำกัดอะไรบ้างจากตลาดแรงงาน

 

2.2  ลักษณะกำลังคนปัจจุบันขององค์กรเราเป็นอย่างไร ซึ่งในการพิจารณาจุดนี้ ไม่ใช่แค่เพียงพิจารณาจากจำนวนที่มีเท่านั้น นี่คือสิ่งที่มักจะทำผิดพลาดเสมอ ก็คือ มัวแต่พิจารณาจากจำนวนพนักงาน ว่าเราขาด เกินเท่าไหร่ แต่สิ่งที่จะต้องพิจารณาเพิ่มเติมให้ได้ก็คือ

• ความรู้ และทักษะของพนักงานของเราในแต่ละระดับนั้น มีอยู่สักเท่าไหร่ ขนาดไหน คนของเราเก่งเรื่องอะไร มีจุดแข็งในด้านไหน Competency ที่คนของเรามีนั้น มันเป็นอย่างไร
• ตรวจสอบและวิเคราะห์ข้อมูลทางด้าน อัตราการลาออกของพนักงาน โดยแยกเป็นแต่ละระดับ แต่ละกลุ่มงาน วิเคราะห์ช่วงอายุพนักงาน และดูว่า จะมีใครที่เกษียณในแต่ละปี
• ประเมินและวิเคราะห์ว่า คนของเรานั้น พอที่จะพัฒนาได้มากน้อยสักแค่ไหน มีข้อจำกัดอะไรบ้างในการพัฒนา

2.3  วิเคราะห์หาความแตกต่าง (Gap Analysis) เมื่อเราได้ข้อมูลอัตรากำลังที่ควรจะเป็น และอัตรากำลังคนที่มีอยู่แล้ว ก็ต้องนำเอาทั้งสองส่วนนี้มาวิเคราะห์หาความแตกต่างที่เกิดขึ้น ซึ่งผลส่วนใหญ่ก็จะออกมาดังนี้

• ขาด ก็ต้องมาพิจารณาว่า ขาดอะไรบ้าง เช่นขาดในมุมของปริมาณคน หรือ ในมุมของความรู้ทักษะที่จำเป็น ขาดตำแหน่งที่สำคัญอะไรบ้าง เป็นต้น
• เกิน บางแห่งก็วิเคราะห์ได้ว่า สิ่งที่เรามีอยู่นั้นมันเกินกว่าที่ต้องการ ทั้งในแง่ของปริมาณคน และทักษะความรู้ที่อาจจะไม่จำเป็นต้องใช้อีกต่อไปแล้ว เนื่องจากธุรกิจเปลี่ยนแปลงไป เป็นต้น

จากนั้นก็ระบุให้ชัดเจนว่า ส่วนไหนของอัตรากำลังคนขององค์กรเราที่ขาดไป ส่วนไหนที่เกินไป

 

3. จัดทำเป็นแผนอัตรากำลัง (Workforce Plan)

จากผลการวิเคราะห์ข้างต้นทั้งหมด ก็นำมาจัดทำเป็นอัตรากำลัง ซึ่งโดยส่วนใหญ่จะประกอบไปด้วย

• ตำแหน่งเดิม ตำแหน่งใหม่ที่ต้องเพิ่มเติม คุณสมบัติของคนที่จะมาดำรงตำแหน่งเป็นอย่างไร
• จำนวนพนักงานที่จะเกษียณอายุ แผนการทดแทน หรือไม่ต้องทดแทน ในแต่ละตำแหน่ง
• แผนการเลื่อนตำแหน่งของพนักงานภายในองค์กรที่จะขึ้นมาทดแทนคนที่เกษียณ
• แผนการรับพนักงานเพิ่มเติม ในกรณีที่ไม่สามารถเลื่อนตำแหน่งจากพนักงานภายในองค์กรได้
• แผนการสร้างผู้สืบทอดตำแหน่ง เพื่อวางเรื่องอัตรากำลังในอนาคต
• แผนในการพัฒนาพนักงาน ในส่วนของความรู้ทักษะ ที่ขาดไป
• แผนในการสรรหาคัดเลือกพนักงานกลุ่มใหม่ ที่มีความรู้ใหม่ๆ ทักษะใหม่ๆ ที่พนักงานในองค์กรของเราไม่มี เพื่อเข้ามาสร้างคน สร้างงานตามเป้าหมายของธุรกิจ

ซึ่งแผนอัตรากำลังนี้ จะต้องทำขึ้น โดยพิจารณาเรื่องต่อไปนี้ประกอบด้วย

• เวลา หมายถึงเวลาที่จะต้องใช้เพื่อทำให้กำลังคนพร้อม เรามีเวลาเพียงพอที่จะรอสร้างพนักงานหรือไม่ ถ้าไม่พอ ก็คงต้องเน้นไปในเรื่องของการหาคนใหม่เข้ามามากกว่า ส่วนการพัฒนาก็ให้ทำ แต่อาจจะต้องใช้เวลา
• ทรัพยากรที่เกี่ยวข้องมีเพียงพอหรือไม่ อาทิ เครื่องมือต่างๆ ในการทำงาน เทคโนโลยี โปรแกรม เครื่องจักร ฯลฯ สิ่งเหล่านี้มีความพร้อมสักแค่ไหน บางแห่ง หาคนมาได้ แต่ขาดทรัพยากรในการทำงาน ก็ทำให้กำลังคนที่เข้ามาไม่สามารถสร้างผลงานได้เช่นกัน ดังนั้นถ้าทรัพยากรในบางเรื่องยังไม่พร้อม ก็ต้องให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องวางแผนเรื่องของการจัดหาทรัพยากรเหล่านี้ให้พร้อมด้วยเช่นกัน
• ความพร้อมของพนักงานในองค์กรเอง อีกสิ่งหนึ่งที่เป็นปัจจัยสำคัญก็คือ พนักงานของเราเองมีความพร้อมที่จะได้รับการพัฒนาต่อยอดในความรู้ และทักษะใหม่ๆ สักเพียงใด บางองค์กร พนักงานเป็นรุ่นเก่าตั้งแต่ยุคก่อตั้งบริษัท ก็อาจจะไม่มีความพร้อมที่จะรับเอาทักษะทางด้านเทคโนโลยีใหม่ๆ ซึ่งถ้าพิจารณาจุดนี้ได้ เราก็จะทราบว่า เราควรจะลงทุนกับการพัฒนาพนักงานปัจจุบัน หรือควรจะรับคนที่มีทักษะเข้ามาทำงานทันที โดยที่สามารถพัฒนาพนักงานรุ่นใหม่ต่อไปในอนาคตได้ด้วย

 

การนำแผนกำลังคนไปใช้ในการบริหารทรัพยากรบุคคล

แผนกำลังคนที่ทำขึ้นนี้จะต้องนำมาใช้เป็นพื้นฐานในการบริหารทรัพยากรบุคคลในด้านต่างๆ ตั้งแต่

1. การสรรหาคัดเลือกพนักงาน จากแผนกำลังคนที่ได้มา จะทำให้เราทราบว่า องค์กรของเรามีความต้องการกำลังคนในตำแหน่งไหน อย่างไร เมื่อไหร่ อีกทั้งยังทราบถึง ความรู้ทักษะ ใหม่ๆ ที่เราต้องการอีกด้วย ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะทำให้คนที่ทำหน้าที่สรรหาคัดเลือก จะต้องเอาสิ่งเหล่านี้ไปวางแผนในการสรรหาคนในแบบที่เราต้องการว่าจะต้องไปหามาจากไหน แหล่งคนที่มีทักษะแบบนี้ไปหาจากแหล่งไหนดี รวมถึงจะได้แนวทางในการคัดเลือกว่า ด้วยความรู้และทักษะแบบนี้ เราจะต้องมีแนวทางในการเลือกคนอย่างไร เราจะรู้ได้อย่างไรว่า ผู้สมัครแต่ละคนมีความรู้ และทักษะใหม่ๆ ที่เราต้องการเพียงพอ เราก็จะได้แนวทางในการคัดเลือกออกมา
2. การพัฒนาพนักงาน จากแผนอัตากำลังที่ได้มา จะมีเรื่องของ Skill gap ที่องค์กรยังขาดไป และต้องการที่จะพัฒนา ทางหน่วยงานพัฒนาพนักงาน ก็สามารถนำเอาแผนกำลังคนนี้มาวางแผนในการพัฒนาพนักงานได้อย่างเป็นรูปธรรม ใครบ้าง ตำแหน่งไหนบ้าง กลุ่มงานไหนบ้าง ที่ต้องการพัฒนาในเรื่องอะไรบ้าง อีกทั้ง competency gap ที่เกิดขึ้น ก็ทำให้หน่วยงานนี้จะต้องไปหาแนวทางในการพัฒนา competency ให้ได้ในทางปฏิบัติ เพื่อทำให้คนของเรามีความพร้อมในช่วงเวลาที่กำหนดให้ได้
3. การเก็บรักษาพนักงาน อีกงานที่สำคัญก็คือ งานด้านการสร้างขวัญกำลังใจ และการสร้าง Retention หรือ การทำอย่างไรให้พนักงานอยู่ทำงานกับองค์กรให้นานที่สุด การสร้าง Engagement ให้กับพนักงาน นี่ก็เป็นอีกงานที่จะต้องพิจารณาต่อจากแผนอัตรากำลัง เพราะถ้าเราหาคน พัฒนาคนได้แล้ว แต่เราไม่สามารถเก็บรักษาไว้ได้ มันก็ไม่มีประโยชน์อะไรเลย ดังนั้นเมื่อเราวางแผนอัตรากำลังแล้ว เราก็ควรจะคิดต่อในเรื่องของแผนการสร้าง Engagement เลย ว่าคนกลุ่มใหม่ที่เราจะรับเข้ามานั้น มีความต้องการอย่างไร ความคิดอ่าน และธรรมชาติของคนกลุ่มนี้เป็นอย่างไร บางแห่งต้องรับพนักงานรุ่นใหม่เข้ามาทำงาน ก็ต้องพิจารณาว่าคนรุ่นใหม่นั้นต้องการอะไร แบบไหน เพื่อที่จะสร้างระบบให้ตอบโจทย์ความต้องการของเขาได้ เรื่องของการเก็บรักษาพนักงาน ก็หมายความไปถึง เรื่องของโครงสร้างเงินเดือน การขึ้นเงินเดือน โบนัส และสวัสดิการต่างๆ

 

ต้นปีแบบนี้ ก็เป็นช่วงเวลาของการทำแผน ฝ่ายบุคคลเองก็คงต้องเริ่มต้นจากแผนอัตรากำลังคนที่ดี และชัดเจนก่อน จากนั้นจึงนำแผนอัตรากำลังนี้ไปต่อยอดทำแผนงานทางด้านการบริหารทรัพยากรบุคคลในด้านอื่นๆ ประกอบเพิ่มเติม ก็หวังว่าบทความนี้น่าจะพอช่วยให้ผู้อ่านที่ทำงานด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล พอที่จะมีแนวทางในการทำแผนกำลังคนของตนเองได้ชัดเจนมากขึ้นครับ