บทความก่อนหน้านี้ ได้เขียนในเรื่องของวงจรในการบริหารผลงาน 3 ขั้นตอน ก็คือ การวางแผนผลงานตอนต้นปี จากนั้นก็เข้าสู่การทบทวนผลงานในช่วงระหว่างปี และสุดท้ายก็ทำการประเมินผลงานตามแผนที่เราวางเอาไว้ ในตอนนี้ จะเป็นกระบวนการแรกของการบริหารผลงาน ก็คือ การวางแผนผลงาน ว่าจะต้องมีวิธีการ และขั้นตอนอย่างไรกันบ้าง

ระบบบริหารผลงาน เป็นระบบที่มีหลาย ๆ บริษัทพยายามนำเอามาใช้ในบริษัทของตนเอง ด่านแรกที่จะต้องทำให้เกิดขึ้น และต้องผ่านไปให้ได้ก็คือ ด่านที่เรียกว่า “การวางแผนผลงาน” ซึ่งจริงๆ แล้วมันก็คือ การกำหนดเป้าหมาย และตัวชี้วัดความสำเร็จของงานแต่ละงานในองค์กรว่าจะวัดความสำเร็จกันอย่างไร

กระบวนการในการวางแผนผลงานที่ดี และถูกต้องนั้น จะต้องเริ่มจากการกำหนดเป้าหมายขององค์กรให้ชัดเจนเสียก่อน ว่าองค์กรต้องการจะบรรลุเป้าหมายอะไรบ้าง ทั้งในระยะสั้นและระยะยาว ซึ่งผมก็ได้เล่าไปคร่าวๆ แล้วว่า มีเครื่องมือที่สามารถนำมาใช้ช่วยสำหรับกำหนดเป้าหมายขององค์กรอยู่หลายเครื่องมือ ไม่ว่าจะเป็น Balanced Scorecard (อาจจะเก่าหน่อย) หรือจะเป็น Goal Setting หรือ KPI หรือ OKR ฯลฯ อะไรก็ตามที่สามารถช่วยให้องค์กรของท่านได้เป้าหมายที่ชัดเจน และเข้าใจร่วมกันได้อย่างดี และใช้ไม่ยากจนเกินไป

พอเราได้เป้าหมายขององค์กรแล้วสิ่งที่เราจะต้องทำก็คือ กระจายเป้าหมายขององค์กรนั้นลงสู่แต่ละหน่วยงาน ผมเคยไปช่วยองค์กรกำหนดเป้าหมาย เขาตั้งเป้าหมายองค์กรเพียงไม่กี่ตัวเท่านั้น คือ ซึ่งเป็นเป้าหมายที่เข้าใจร่วมกันได้ง่าย และเห็นภาพเดียวกัน เช่น "เราจะสร้างนวัตกรรมการอยู่อาศัยแบบใหม่ให้กับลูกค้าของเรา ในแบบที่ลูกค้าปฏิเสธไม่ได้" จากนั้นก็กำหนดเป้าหมายที่สามารถวัดได้ว่า นวัตกรรมการอยู่อาศัยแบบใหม่เราจะวัดความสำเร็จจากอะไร และ ลูกค้าปฏิเสธไม่ได้ จะวัดจากอะไร ซึ่งก็ทำให้องค์กรนี้มีเป้าหมายที่วัดได้อยู่ประมาณ 5 ตัวเท่านั้น

จากนั้นผู้บริหารระดับสูงก็นำเอาเป้าหมายหลักที่กำหนดไว้ข้างต้น กระจายลงไปยังฝ่ายงานต่าง ๆ เช่น ฝ่ายขาย ฝ่ายวิจัยพัฒนา ฝ่ายบริการลูกค้า รวมถึงฝ่ายสนับสนุนการทำงานในด้านต่าง ๆ ซึ่งผู้จัดการฝ่ายในแต่ละฝ่าย ก็จะต้องไปวางแผนกับทีมงานของตนเองต่อไป ว่าเป้าหมายของฝ่ายเราที่สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรในแต่ละข้อนั้นมีอะไรบ้าง และจะต้องมีวิธีการทำงานอย่างไรเพื่อไปสู่เป้าหมายที่ตั้งไว้ให้ได้จริง 

ดังนั้นเงื่อนไขที่จะทำให้ขั้นตอนการวางแผนผลงาน และการกำหนดเป้าหมายทำได้สำเร็จ ก็คือ

• เป้าหมายผลงานของพนักงาน และหน่วยงาน จะต้องสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร พูดง่ายๆ ก็คือ ทุกคนกำลังช่วยกันทำงานให้องค์กรไปสู่เป้าหมาย ดังนั้นเป้าหมายทุกระดับจะต้องตอบโจทย์เป้าหมายขององค์ให้ได้ หรือพูดอีกนัยหนึ่งก็คือ KPI ทุกตัวในองค์กรจะต้องมุ่งไปสู่ KPI หลักขององค์กร
• การกำหนดเป้าหมายผลงาน หรือ KPI นั้นจะต้องกำหนดโดยที่หัวหน้ากับลูกน้องจะต้องมีการพูดคุยกัน ตกลงกัน เพื่อสร้างความเข้าใจร่วมกันในการสร้างผลงานให้ได้ตามเป้าหมาย ไม่ใช่เป็นคำสั่งจากนาย จุดนี้สำคัญนะครับ เพราะปกติองค์กรส่วนใหญ่จะใช้วิธีการกำหนด KPI แบบสั่งการลงไปเลย โดยที่พนักงานเองก็งงๆ ว่าทำไปเพื่ออะไร ไม่เข้าใจว่าทำแล้วผลสุดท้ายจะเกิดอะไรขึ้นบ้างกับผลงานรวมของบริษัท
• เป้าหมายผลงาน หรือ KPI ของลูกน้องจะต้องเป็นส่วนหนึ่งของ KPI ของหัวหน้างานด้วย เพราะเราเน้นการทำงานร่วมกันเพื่อให้ได้เป้าหมายขององค์กร ไม่ใช่ต่างคนต่างตั้งกันเอง แล้วไม่สอดคล้องกันเลย หรือไม่สนับสนุนซึ่งกันและกันเลย ผมเคยเห็นบางองค์กร KPI ของหัวหน้าก็ตัวนึง ของลูกน้องก็อีกตัวนึง ไม่เกี่ยวกันเลย ทั้งๆ ที่งานก็เป็นงานในหน่วยงานเดียวกัน แบบนี้ไม่ควรเกิดขึ้นในการวางแผนผลงาน
• แต่บางตำแหน่งก็ไม่สามารถที่จะกำหนดเป้าหมายผลงานที่สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรได้ เช่น เลขานุการ คนขับรถ ภารโรง ฯลฯ ตำแหน่งงานเหล่านี้ ต้องกำหนดเป้าหมายในการทำงานโดยใช้ ใบพรรณนาหน้าที่งานเป็นตัวช่วย และในบางครั้ง ก็อาจจะใช้การกำหนดเป้าหมายทั้งสองทางก็คือ จากบนลงล่าง และจากล่างขึ้นบนก็ได้ ทั้งนี้ต้องพิจารณาจากเนื้องานของตำแหน่งเป็นหลัก

ทั้งหมดที่เขียนมา เป็นหลักการในการกำหนดเป้าหมายผลงาน หรือ ตัวชี้วัดผลงานของแต่ละตำแหน่ง ซึ่งจะช่วยให้ระบบบริหารผลงานมุ่งไปในทิศทางเดียวกัน และเราก็สามารถที่จะตรวจสอบความคืบหน้าของงานได้อย่างชัดเจน ว่าการไปสู่เป้าหมายใหญ่นั้น แต่ละเป้าหมายย่อยจุดใดบ้างที่ยังขาดอยู่ จุดใดบ้างที่จะต้องพัฒนาเพิ่มขึ้น

การกำหนดเป้าหมายนี้โดยทั่วไปจะกำหนดและเขียนลงไปในแบบฟอร์มการบริหารผลงานตั้งแต่ต้นปี เพื่อเป็นข้อตกลงร่วมกันระหว่างหัวหน้ากับลูกน้องของตนเอง และเพื่อใช้เป็นแนวทางในการพัฒนาลูกน้องของตนเองด้วย เพื่อสุดท้ายแล้ว พนักงานทุกคนจะได้รับการพัฒนาให้สามารถทำงานได้ตามเป้าหมายความสำเร็จที่กำหนดไว้

ในตอนต่อไป จะมาต่อในเรื่องของการกำหนดตัวชี้วัดผลงานว่าในทางปฏิบัตินั้นมีปัญหาอะไรกันบ้าง