บทความ Performance Management Series ตอนที่แล้ว ได้เขียนเรื่องของผู้บริหาร กับการกำหนดเป้าหมายขององค์กรว่า มีความสำคัญมากเป็นอันดับหนึ่งเลยสำหรับบริษัทที่จะเริ่มทำระบบบริหารผลงานกันอย่างจริงจัง ตอนนี้เราจะมากล่าวคือกระบวนการสำคัญในการบริหารผลงาน ก็คือหลังจากที่องค์กรมีเป้าหมายที่ชัดเจนแล้ว โดยมีการกำหนดพันธกิจ วิสัยทัศน์ และแปลงวิสัยทัศน์ให้เป็นเป้าหมายที่วัดได้จริงๆ จากนั้นก็ใช้ BSC หรือจะเป็น Goal setting ก็ได้ ทำการกำหนดเป้าหมายหลักขององค์กรในแต่ละปี ว่าจะไปให้ถึง ณ จุดใด เมื่อไร

พอได้เป้าหมายที่ชัดเจนแล้ว วันนี้เรามาดูกระบวนการของการบริหารผลงานกันบ้างนะครับ ว่าประกอบไปด้วยอะไรกันบ้าง อย่างที่ทราบกันดีจากคำนิยามว่า บริหารผลงานนั้นเป็นกระบวนการต่อเนื่อง ไม่ใช่แค่เครื่องมืออะไรเลย เป็นเรื่องของการสร้างกระบวนการในการทำงานให้เกิดขึ้น เพื่อให้งานไปสู่เป้าหมาย โดยกระบวนการในการบริหารผลงานจะประกอบไปด้วย

1. การวางแผนผลงาน เป็นกระบวนการแรกในการกำหนดเป้าหมายร่วมกันระหว่างหัวหน้ากับลูกน้อง ซึ่งโดยทั่วไปการกำหนดเป้าหมายจะกำหนดสองด้าน ก็คือ ด้านผลงานที่คาดหวัง และด้านพฤติกรรมที่ต้องการเพื่อให้เกิดผลงานตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ โดยปกติการวางแผนผลงานจะเป็นการพูดคุยกันระหว่างหัวหน้ากับลูกน้องที่ขึ้นตรงต่อกัน ว่าในปีนี้ จะทำผลงานอะไร แค่ไหน อย่างไร และกำหนดออกมาเป็นเป้ามหมายที่ชัดเจน บันทึกไว้ในแบบฟอร์ม และเซ็นรับรองกันเลยตั้งแต่ต้นปี เป้าหมายที่ว่านั้นก็มีเชื่อเรียกกันทั่วไปว่า ตัวชี้วัดผลงาน หรือ Key performance indicator หรือเรียกย่อว่า KPI
2. การทบทวนผลงาน กระบวนการนี้จะเป็นกระบวนการที่เกิดขึ้นหลังจากที่มีการวางแผนผลงาน และกำหนดเป้าหมายขึ้นอย่างชัดเจนแล้ว ในระหว่างปี หัวหน้ากับลูกน้องก็ต้องมีการพูดคุยกันในเรื่องของความคืบหน้าของผลงานของลูกน้องแต่ละคน โดยเทียบกับเป้าหมายที่กำหนดไว้ตั้งแต่ต้นไป ใครดีใครไม่ดี ก็ต้องมีการให้ Feedback ผลงานกันไป พร้อมกับต้อง Coach ลูกน้องเพื่อให้มีทักษะและความสามารถในการสร้างผลงานให้ได้ตามเป้าที่เราร่วมกันกำหนดไว้นั่นเอง
3. การประเมินผลงาน กระบวนการนี้จะเป็นกระบวนการสุดท้ายเพื่อที่จะประเมินดูว่าผลงานที่ผ่านมาทั้งปีนั้น เมื่อเทียบกับเป้าหมายแล้ว มันเข้าเป้าพอดี หรือว่าเกินเป้า หรือยังไม่ถึง เพื่อสุดท้ายก็จะได้นำสิ่งที่ได้นั้นมาวางแผนผลงานใหม่ในปีถัดไป และวางแผนในการพัฒนาฝีมือของพนักงานในสามารถสร้างผลงานให้ดีขึ้นให้ได้ในปีถัดไป

สามขั้นตอนนี้เป็นสามขั้นตอนหลักๆ ในการบริหารผลงาน บางตำราอาจจะมีเพิ่มเติมบางเรื่องเข้าไป แต่สุดท้ายก็หนีไม่พ้นสามขั้นตอนนี้ครับ

กระบวนการข้างต้นจะต้องทำวนไปเรื่อยๆ ในแต่ละปี โดยวัตถุประสงค์ของกระบวนการบริหารผลงานก็คือเน้นการพัฒนาผลงานของพนักงานให้ได้ตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ ไม่ใช่เน้นไปที่เรื่องของการให้รางวัลตอบแทนนะครับ เพราะจริงๆ แล้วมันขัดแย้งกันอยู่ในตัวเองครับ ก็มีบางคนถามว่า แล้วไม่ต้องให้รางวัลเลยหรอ คำตอบก็คือ ให้ครับ แต่เอามาคิดทีหลัง เวลาบริหารผลงานให้ดูเรื่องของผลงานอย่างเดียว พิจารณาให้เจอจุดที่ดี และจุดที่ต้องปรับปรุงของพนักงานซะก่อน ถ้ามัวแต่คิดเรื่องให้รางวัลพนักงาน ก็จะทำให้หัวหน้างานลืมมองผลงานที่แท้จริงของลูกน้องตนเองไปได้ครับ

พอเห็นภาพกระบวนการบริหารผลงานที่ชัดเจนกันแล้ว ตอนต่อไปจะมาลงรายละเอียดในแต่ละกระบวนการกันครับ