ในการจัดทำระบบบริหารผลงานนั้น สิ่งที่จะต้องเริ่มก่อนเลยก็คือ ผู้บริหารระดับสูงจะต้องเห็นด้วยกับระบบบริหารผลงานนี้ด้วยความเต็มใจ และต้องการให้องค์กรประสบผลสำเร็จด้วยการบริหารผลงานอย่างเป็นระบบ ยิ่งไปกว่านั้น ผู้บริหารจะต้องไม่มองแค่เพียงว่า ระบบบริหารผลงานก็คือ ระบบที่นำมาใช้แทนระบบประเมินผลงานของทางฝ่ายบุคคล เพราะเป็นมุมมองที่ไม่ถูกต้องนัก

องค์กรที่ประสบความสำเร็จในการทำระบบบริหารผลงานนั้น เริ่มต้นก็คือ ผู้บริหารระดับสูงจะต้องให้การสนับสนุนอย่างเต็มที่ เพราะระบบนี้จะเกี่ยวข้องกับพนักงานทุกคน ทุกระดับ โดยเฉพาะระดับบริหารที่จะต้องคอยผลักดันผลงานให้เกิดขึ้นให้ได้

ประเด็นแรกของระบบบริหารผลงานที่จะต้องทำให้เกิดความชัดเจนก็คือ เป้าหมายขององค์กร ว่าอยากจะบรรลุผลอะไรบ้าง ซึ่งส่วนใหญ่ก็สะท้อนออกมาในมุมของ วิสัยทัศน์ และพันธกิจ และจากเป้าหมายทั้งสองตัวที่กล่าวไป ก็ต้องกระจายเป้าหมายออกมาให้ได้ในแต่ละปี เพื่อให้ไปบรรลุวิสัยทัศน์ในอนาคตให้ได้

โดยการกระจายเป้าหมายนั้น หลายๆ องค์กรก็ใช้เครื่องมือที่เรียกกว่า Balanced Scorecard (BSC) เข้ามาช่วยในการกำหนดเป้าหมายในระดับขององค์กร และในการทำ BSC นี่แหละครับ ที่จะต้องอาศัยผู้บริหารระดับสูงเข้ามาทำ Workshop และช่วยกันระดมสมอง จนกระทั่งได้แผนที่กลยุทธ์ออกมา รวมทั้งได้ตัวชี้วัดผลงานในระดับองค์กรออกมาทั้งสี่มุมมองของ BSC อย่างชัดเจน

ในระยะเริ่มต้นนี้ ก็มีอีกหลายองค์กรที่มองว่า BSC นั้นยากเกินไป และยุ่งยากในการจัดทำ ก็ทำแค่ Goal Setting จริงๆ จะใช้เครื่องมืออะไรนั้น ในความเห็นผมผมคิดว่าไม่ใช่ประเด็นเลย สิ่งสำคัญก็คือ เป้าหมายขององค์กรนั้นจะต้องชัดเจน และเข้าใจได้ง่ายๆ ว่าความสำเร็จขององค์กรนั้นจะวัดได้จากอะไรบ้าง

องค์กรในยุคใหม่ที่ต้องการความสำเร็จแบบสิบเท่าตัว หรือต้องการความสำเร็จแบบเร็วๆ ก็อาจจะเอาเครื่องมือที่เรียกว่า OKR มาใช้ ซึ่งก็ถือว่าเป็นเครื่องมือที่ดีอีกอันหนึ่ง เพียงแต่ก็ต้องมีวิธีการใช้งานที่แตกต่างกันออกไปจาก BSC หรือ Goal Setting หรือ KPI อย่างไรก็ดี เครื่องมือที่กล่าวไปทั้งหมด ถือว่าเป็นเครื่องมือในการกำหนดวัตถุประสงค์ เป้าหมายขององค์กร ซึ่งผู้บริหารระดับสูงจะต้องให้ความสำคัญในเรื่องนี้ เพราะถือว่าเป็นจุดเริ่มต้นสำหรับระบบบริหารผลงานที่ดี

เนื่องจากระบบบริหารผลงานนั้นเป้าหมายสูงสุดขององค์กรจะต้องมีความชัดเจนมาก เพื่อที่จะได้ใช้เป้าหมายหลักนี้มากำหนดเป้าหมายและตัวชี้วัดผลงานของพนักงานในแต่ละระดับ ให้สอดคล้องกับเป้าหมายหลักขององค์กรด้วย

สิ่งนี้สำคัญมาก ระบบบริหารผลงานที่ดีนั้น จะต้องมีการเชื่อมโยงเป้าหมายขององค์กรลงสู่ระดับหน่วยงาน และจากหน่วยงานลงสู่ระดับตำแหน่งงาน ไม่ใช่ต่างคนต่างตั้งเป้าหมายกัน โดยไม่ได้มองความเชื่อมโยงของเป้าหมาย ซึ่งก็เป็นประเด็นที่หลายบริษัทเกิดขึ้นเช่นกัน ก็คือ พูดถึงระบบบริหารผลงาน ก็ต้องมีการกำหนดเป้าหมายและตัวชี้วัดผลงานที่ชัดเจน ผู้บริหารระดับสูงก็สั่งการทันทีว่า ให้ทุกคนไปกำหนดตัวชี้วัดผลงานของตนเองมา ผลก็คือ ต่างคนต่างกำหนดกันแบบไม่มีหลักเกณฑ์ที่ชัดเจน อีกทั้งตัวชี้วัดที่กำหนดออกมานั้น ถ้าทุกคนทำได้สำเร็จจริง แต่องค์กรอาจจะไม่บรรลุเป้าหมายก็ได้ เพราะไม่มีการเชื่อมโยงตัวชี้วัดผลงานเข้าด้วยกันนั่นเอง

และนี่ก็เป็นสาเหตุที่บริษัทใหญ่ๆ ที่ทำระบบบริหารผลงานจะต้องเริ่มต้นที่ผู้บริหารระดับสูง ทำความเข้าใจระบบบริหารผลงาน และร่วมกันคิดตกลงเรื่องเครื่องมือที่จะใช้ในการกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมาย จากนั้นก็ต้องกำหนดเป้าหมายขององค์กรให้ชัดเจน เพื่อที่จะได้ใช้เป้าหมายองค์กรนี้เป็นจุดเริ่มต้นของการวางแผนผลงานในระดับหน่วยงาน และระดับตำแหน่งงานลงมาด้วย

ผมได้ยินมาหลายครั้ง ที่ผู้บริหารพูดว่า “พวกคุณก็ไปช่วยกันกำหนดเป้าหมายองค์กรมาให้ผมดูก็แล้วกัน” คำนี้แสดงให้เห็นว่าผู้บริหารระดับสูงนั้นไม่มีส่วนร่วมในการกำหนดเป้าหมายเลย ผลก็คือ ผู้บริหารระดับรองๆ ลงมาก็จะไม่อยากทำ และไม่มีแรงกระตุ้นจูงใจให้ทำ สุดท้ายเป้าหมายองค์กรก็จะกลายเป็นหมันไป และระบบบริหารผลงาน ก็เป็นเพียงระบบที่เรียกกันแต่ชื่อ แต่จริงๆ แล้วไม่มีการใช้งานเลยในบริษัท