ช่วงนี้มีหลายองค์กรให้ความสำคัญกับเรื่องของ HR Digitalization กันมาก เนื่องจากสภาพแวดล้อมความเป็น digital ในการทำงาน และการใช้ชีวิตมีมากขึ้นทุกวัน อีกทั้งองค์กรอื่นที่เราทำงานด้วยนั้นไม่ว่าจะเป็น ผู้ซื้อสินค้าเรา หรือผู้ขายสินค้าให้เรานั้น ต่างก็เริ่มเปลี่ยนระบบมาเป็นดิจิตัลกันมากขึ้นเรื่อย จนองค์กรของเราเอง เริ่มที่จะต้องปรับเปลี่ยนบ้าง เพราะสภาพแวดล้อมเริ่มบังคับให้เราต้องเปลี่ยนแล้ว ถ้าไม่เปลี่ยนก็คงจะทำงานกับคนอื่นไม่ได้เหมือนกัน

นอกจากระบบการทำธุรกิจที่มีการเปลี่ยนแปลงไปสู่ระบบดิจิตัลมากขึ้น ระบบงาน HR หรือ ระบบการบริหารทรัพยากรบุคคลเองก็เช่นกัน เริ่มจากระบบที่เป็นเอกสาร และใช้พนักงานเป็นคนทำ ก็เริ่มเปลี่ยนเป็นระบบ ดิจิตัล ใช้โปรแกรมในการทำงานแทนคนมากขึ้น และให้พนักงานแต่ละคนที่ทำงานในองค์กรเป็นผู้ที่ลงมือทำด้วยตนเองในเรื่องที่จะต้องขออนุมัติเกี่ยวกับระบบบริหารทรัพยากรบุคคล เช่น การลา การขอเบิกสวัสดิการต่างๆ รวมถึงระบบการประเมินผลงาน ระบบการพัฒนาพนักงาน ฯลฯ แทบจะทุกระบบเราสามารถเอาขึ้น Digital Platform ได้เกือบทั้งหมด

ผู้บริหารหลายองค์กรที่เริ่มเห็นประโยชน์จากการเปลี่ยนแปลงนี้ ก็เริ่มที่จะลงทุนที่จะให้ระบบ HR ของตนเปลี่ยนจากการใช้เอกสารมาเป็นระบบดิจิตัลกันมากขึ้น เพราะด้วยต้นทุนในระยะยาวที่ประหยัดกว่ามาก และประสิทธิภาพในการทำงานที่สามารถจะทำได้อย่างรวดเร็ว ไม่ต้องอาศัยคนที่อาจจะมีความล่าช้าเกิดขึ้นในระหว่างการทำงานได้ ดังนั้น ทั้งต้นทุน และประสิทธิภาพที่สูงขึ้นอย่างเห็นได้ชัดแบบนี้ ก็ไม่มีผู้บริหารคนไหนที่จะปฏิเสธระบบเหล่านี้ได้

แต่ภาพในฝันนี้อาจจะไม่เป็นไปตามที่เราฝันไว้ก็ได้ เพราะมีข้อจำกัดพอสมควรในการที่จะเปลี่ยนแปลงจากระบบเดิมไปสู่ระบบดิจิตัล โดยเฉพาะปัจจัยเรื่องคนทำงานในองค์กรที่มักจะเป็นปัจจัยหลักต่อความสำเร็จของการเปลี่ยนแปลงระบบเหล่านี้

• คนไม่พร้อม คำนี้เรามักจะได้ยินสาเหตุนี้เสมอ แต่ผู้บริหารเองอาจจะคิดเอาเองว่า คนของเรานั้นพร้อมเสมอ ด้วยเหตุผลที่ว่า เห็นทุกคนใช้โทรศัพท์มือถือรุ่นใหม่ล่าสุดกันทั้งนั้น เห็นทุกคนสั่งซื้อของผ่านทาง mobile app กันทั้งนั้น อีกทั้งยังเห็นทุกคนใช้บริการ mobile banking หรือธนาคารทางดิจิตัลกันเกือบทุกคนแล้ว ฯลฯ ก็เลยคิดว่า ถ้าองค์กรของเราเปลี่ยนมาเป็นระบบดิจิตัลกันจริงๆ ก็ไม่น่าจะมีปัญหาอะไร แต่เอาเข้าจริงๆ พนักงานในบางองค์กรเรายังขาดความรู้เรื่องนี้อยู่มาก ดังนั้นก่อนที่จะเปลี่ยนแปลงเราคงต้องมีการวางแผนเพื่อที่จะให้ความรู้ในเรื่องเหล่านี้แก่พนักงานก่อน เพื่อเตรียมความพร้อมกันล่วงหน้า

• พนักงานกลัวตกงาน พนักงานบางส่วนกลัวว่างานที่เขาทำจะถูกระบบมาทดแทน และทำให้เขาไม่มีงานทำ พอกลัวแบบนี้ ก็เริ่มที่จะต่อต้านการเปลี่ยนแปลง ทั้งๆ ที่อาจจะรู้ว่า ระบบดิจิตัลมันดีมากมายแค่ไหนก็ตาม ประเด็นนี้เรื่องของการ upskill และ Reskill ก็ต้องเกิดขึ้น เพื่อทำให้พนักงานรับรู้ได้ว่า งานของเขาไม่ได้หายไปไหน แค่เพียงเขาพัฒนาตนเองให้มีความสามารถมากขึ้นและสามารถบริหารจัดการภายใต้ระบบใหม่ได้

• กฎระเบียบมากมายที่เปลี่ยนไม่ได้ ด้วยระบบดิจิตัลที่เรานำเข้ามา อาจจะต้องมีการปรับเปลี่ยนกระบวนการในการทำงานใหม่ เช่น ลดขั้นตอนในการทำงาน ลดเอกสารบางอย่างลง ปรับเปลี่ยนรูปแบบของข้อมูลที่จะต้องใช้ เปลี่ยนลำดับชั้นในการอนุมัติ การเบิกจ่าย ฯลฯ แต่ถ้าองค์กรยังยึดติดกับระบบเดิม ยึดติดกับกระบวนการขั้นตอนแบบเดิม โดยที่ไม่เคยคิดว่ามันจะเปลี่ยนแปลงได้ แค่นี้ระบบใหม่ก็ไม่สามารถเอาเข้ามาใช้ได้เลย ถ้าทำได้ ก็จะช้าเหมือนเดิม ไม่มีประสิทธิภาพอะไรมากขึ้น เคยเห็นมั้ยครับที่หลายองค์กรเอาระบบดีๆ เข้ามาใช้ แต่พนักงานกลับยังต้องทำงานด้วยเอกสารแบบเดิมประกอบไปด้วย แบบนี้มีระบบแล้วก็ไม่ได้มีอะไรดีขึ้น

• ผู้มีอิทธิพล ประเด็นนี้อาจจะเกิดกับบางองค์กรที่อยู่กับระบบดั้งเดิมมานานมา จนถึงเวลาที่มีคนเข้ามาเพื่อศึกษาระบบใหม่ แต่พนักงานก็ยืนยันว่า เปลี่ยนไม่ได้ ระบบนี้จะต้องใช้เอกสารและกระบวนการแบบเดิม ต้องใช้คนในการทำงาน ฯลฯ แต่เชื่อหรือไม่ว่า ที่พนักงานกลุ่มนี้อ้างเหตุผลเหล่านี้ก็เพราะว่า ระบบที่เขาใช้อยู่นั้น มีช่องทางที่ทำให้เขาสามารถทุจริตได้ มีช่องทางที่ทำให้เขาหาประโยชน์เข้าตนเองได้ ก็เลยต่อต้าน และไม่อยากใช้ บางแห่งลงระบบแล้ว แต่พนักงานไม่เข้ามาใช้เลยก็มี บางแห่งพนักงานคนนั้นรีบขอลาออกไปบอกว่าไม่พร้อมเปลี่ยนแปลง แต่ผู้บริหารมาพบภายหลังว่า พนักงานคนนั้นทุจริตต่อองค์กรไปเยอะมากจากระบบเดิมที่มีช่องว่างอยู่

อุปสรรคหลักๆ ของการเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิตัลก็จะมีประมาณนี้ ส่วนใหญ่ก็จะเป็นเรื่องของคน และทัศนคติของคนทำงานมากกว่า เรื่องเงิน งบประมาณ คงไม่ใช่ประเด็นหลักเพราะถ้าผู้บริหารเห็นความสำคัญในเรื่องนี้ เขาก็น่าจะหางบประมาณมาได้อยู่แล้ว

สิ่งที่ต้องทำก็คือ เราต้องเตรียมความพร้อมของคนล่วงหน้าก่อนเสมอ ทำให้พนักงานทุกคนในองค์กรเข้าใจถึงประโยชน์ของการเปลี่ยนแปลง และทำให้เขาพร้อมต่อการเปลี่ยนแปลงโดยการพัฒนาให้ความรู้ฝึกอบรมพนักงานให้พร้อมในเรื่องเหล่านี้ แล้วการเปลี่ยนแปลงระบบจะดำเนินไปได้ด้วยดี