มีท่านผู้อ่านที่กำลังเริ่มต้นธุรกิจใหม่ เขียนมาสอบถามว่า ในงานบริหารทรัพยากรบุคคลนั้น ควรจะมีเครื่องมือพื้นฐานอะไรบ้างที่ถือว่า เป็นเครื่องมือที่มีความจำเป็นสำหรับทุกองค์กรที่ต้องการระบบบริหารทรัพยากรบุคคลที่ได้มาตรฐาน สามารถที่จะสรรหาคัดเลือกคนเก่งเข้ามาทำงาน เก็บรักษาพนักงานเก่งๆ ไว้ได้ อีกทั้งยังเป็นเครื่องมือที่สร้างแรงจูงใจให้พนักงานสร้างผลงานที่ดีให้กับองค์กรได้ด้วย

ได้อ่านคำถามแล้วก็นั่งคิดอยู่นานเหมือนกันว่าจะตอบอย่างไรดี สุดท้ายก็ได้ข้อสรุปว่า น่าจะไล่ไปตามกระบวนการบริหารทรัพยากรบุคคลในองค์กรก็น่าจะดีเหมือนกัน

• การวางแผนกำลังคน การสรรหาและคัดเลือก กระบวนการแรกนี้ เครื่องมือที่สำคัญที่ต้องสร้างขึ้นมาให้ได้ก่อนก็คือ คำบรรยายลักษณะงานของตำแหน่งที่เราเรียกกันว่า Job Description นั่นเอง จากนั้นก็ต้องมีเครื่องมือในการคัดเลือกพนักงาน ซึ่งส่วนใหญ่ก็จะเป็นแบบทดสอบต่างๆ ที่ตรงกับคุณสมบัติที่องค์กรต้องการ อาจจะเป็นแบบทดสอบทักษะ แบบทดสอบความถนัด แบบทดสอบทางจิตวิทยาบางอย่างที่องค์กรต้องการให้พนักงานมีสิ่งเหล่านี้ก่อนเข้ามาทำงาน หรือถ้าเป็นองค์กรที่เพิ่งเริ่มต้น เราอาจจะยังไม่จำเป็นต้องมีแบบทดสอบที่สลับซับซ้อน แต่ขอให้มีแนวทางและเครื่องมือสำหรับการสัมภาษณ์ผู้สมัครที่ดี ที่มีไว้สำหรับผู้สัมภาษณ์ได้ดำเนินการตาม ไม่ว่าจะเป็นแนวทางในการตั้งคำถาม การพิจารณาพฤติกรรมของผู้สมัครในแง่มุมต่างๆ อย่างน้อยก็เพื่อให้ผู้สัมภาษณ์สามารถที่จะคัดเลือกผู้สมัครได้ตรงกับคุณสมบัติที่องค์กรต้องการ

• การพัฒนาพนักงาน กระบวนการในการพัฒนาพนักงานนั้น เป็นอีกกระบวนการหนึ่งของการบริหารทรัพยากรบุคคลที่มีความสำคัญอย่างยิ่งในยุคนี้ เครื่องมือที่จะช่วยให้ระบบการพัฒนาพนักงานขององค์กรสามารถที่จะพัฒนาพนักงานได้อย่างตรงจุด ตรงประเด็นที่เราต้องการ ก็คือ Competency Model องค์กรต้องสร้างตัวแบบสมรรถนะนี้ขึ้นมา ตามค่านิยมขององค์กร ตามวิสัยทัศน์และพันธกิจขององค์กร เพื่อใช้เป็นชุดพฤติกรรมหลักสำหรับการทำงานของพนักงานในองค์กร และเอาชุดสมรรถนะนี้มาประกอบการออกแบบแนวทางพัฒนาพนักงานได้อีกมากมาย เช่น Training Roadmap, IDP หรือแผนพัฒนาพนักงานรายบุคคล รวมทั้งนำมาออกแบบวิธีการและเครื่องมือสำหรับใช้ในการพัฒนาพนักงานนอกเหนือจากการส่งไปอบรม

• การบริหารผลงานพนักงาน กระบวนการนี้จะมีเครื่องมือหลักที่ต้องใช้ก็คือ ระบบบริหารผลงาน ซึ่งประกอบไปด้วยแบบฟอร์มในการบริหารผลงาน การกำหนดตัวชี้วัดผลงาน เราสามารถนำเอา competency ที่ทำไว้ในข้อที่แล้วมาใช้เป็นตัวแบบพฤติกรรมหลักที่จะใช้ในการประเมินผลงานพนักงานได้ จากนั้นก็คงต้องออกแบบน้ำหนักระหว่าง KPI กับ Competency ว่าจะเน้นน้ำหนักผลงานในปัจจัยตัวไหนมากกว่ากัน

• การบริหารค่าจ้างเงินเดือน กระบวนการนี้ เครื่องมือหลักก็คือ การประเมินค่างานและจัดระดับงานของตำแหน่งงานในองค์กร พอมีระดับงาน ก็ต้องมีการจัดทำโครงสร้างเงินเดือนขึ้นมาเพื่อใช้เป็นกรอบในการบริหารเงินเดือนของพนักงานให้เป็นธรรมมากขึ้น จากนั้นก็ต้องมีระบบในการให้รางวัลผลงาน เช่น การขึ้นเงินเดือนตามผลงาน และการให้โบนัสพนักงานตามผลงาน ซึ่งระบบรางวัลนี้ก็ต้องเชื่อมโยงกับระบบการบริหารผลงานอย่างดีด้วยเช่นกัน

• ระบบความก้าวหน้าในสายอาชีพ ระบบนี้องค์กรที่เพิ่งจัดตั้งขึ้นใหม่ๆ อาจจะยังไม่มีก็เป็นไปได้ แต่อย่างไรก็ดี ระบบนี้ก็เป็นอีกระบบที่สำคัญในการบริหารทรัพยากรบุคคล เพราะเป็นระบบที่ตอบพนักงานได้ว่า ในการทำงานกับองค์กรนี้นั้น เขาจะเติบโตไปไหนได้บ้าง ดังนั้นเครื่องมือสำคัญหลักๆ ก็คือ ผังการเติบโตตามสายอาชีพ ซึ่งผังนี้จะต้องอาศัยระดับงานที่ทำไว้ในระบบบริหารค่าจ้างเงินเดือนเป็นพื้นฐาน และกำหนดเป็นความก้าวหน้าตามตำแหน่งงานที่เป็นตำแหน่งงานหลักขององค์กร และเอาเครื่องมือในการประเมินผลงาน และ Competency มาใช้ประกอบในการออกแบบเกณฑ์ในการการเติบโตว่า จะต้องผ่านเกณฑ์อะไรบ้าง ในด้านผลงาน และด้านพฤติกรรม และศักยภาพ

• กฎระเบียบข้อบังคับ อันนี้ถือเป็นภาคบังคับที่ทุกองค์กรต้องมีเป็นฐานสำหรับการบริหารทรัพยากรบุคคลอยู่แล้ว วัตถุประสงค์ของการมีกฎระเบียบก็คือ สำหรับพนักงานที่มีแนวโน้มว่าจะทำผิดระเบียบ หรือมีแนวโน้มพฤติกรรมที่ไม่ค่อยจะดีนัก ที่หลุดจากการคัดเลือกขององค์กรเข้ามาทำงาน ก็คงต้องอาศัยกฎระเบียบเหล่านี้ในการตีกรอบให้กับพนักงานที่มีปัญหาว่าอะไรควรทำ อะไรไม่ควรทำ

สิ่งเหล่านี้ก็น่าจะเป็นเครื่องมือพื้นฐานของแต่ละกระบวนการบริหารทรัพยากรบุคคลที่องค์กรควรจะมีไว้ ในการบริหารและพัฒนาทรัพยากรบุคคลของตนเองอย่างมืออาชีพ ลองพิจารณาดูว่าองค์กรของเรามี หรือไม่มีอะไรบ้าง อย่างน้อยก็สามารถนำมาวางแผนการบริหารทรัพยากรบุคคลในแต่ละปีได้ว่า เราต้องมีระบบงานอะไรเพิ่มเติมขึ้นบ้าง