หลายองค์กรพยายามสร้างสรรค์ระบบ HR ที่ทันสมัย มีเครื่องไม้เครื่องมือต่างๆ มากมาย ลงทุนปรับปรุงระบบ HR โดยใช้ Platform ที่ทันสมัยสุดๆ โดยเฉพาะระบบบริหารผลงาน หรือ PMS ที่มีการนำเอา platform ในการประเมินผลงานเข้ามาใช้ มีทั้งการกำหนด KPI เอา Competency ใส่เข้าไป มีวิธีการใส่คะแนน รวมคะแนน ทำเป็น เกจวัดผลงานหน้าตาดี สวยงาม ฯลฯ

ผมไม่ปฏิเสธความทันสมัย และเครื่องมือสมัยใหม่ มันเป็นสิ่งที่องค์กรควรจะมีแน่นอนอยู่แล้ว เพราะสามารถอำนวยความสะดวกในการบริหารทรัพยากรบุคคลได้อย่างมากมาย เมื่อเทียบกับการใช้เอกสารอย่างในสมัยก่อน

แต่เชื่อหรือไม่ว่า จะมีสักกี่องค์กรที่พนักงาน ผู้จัดการ และผู้บริหาร มีความเข้าใจในระบบบริหารผลงาน หรือระบบประเมินผลงานกันอย่างจริงจัง หลายองค์กรที่มีเครื่องมือ Platform บริหารผลงานที่ทันสมัยมาก แต่พนักงานในองค์กรส่วนใหญ่กลับไม่เคยรู้ว่าอะไรที่เรียกว่าบริหารผลงาน หรือ อะไรที่จะทำให้การประเมินผลงานออกมาแล้วได้ผลอย่างเต็มที่

ก็ยังคงวนเวียนคิดแบบเดิม ทำแบบเดิม ก็คือ คิดแค่เพียงว่า การประเมินผลงาน ก็คือ การที่ผู้จัดการทำหน้าที่ประเมิน ใส่คะแนนผลงานให้กับลูกน้องตนเองในตอนปลายปี ปีละครั้งแค่นั้น พอคิดแค่นี้ก็เลยประเมินแบบให้มันเสร็จๆ ไป อาศัยแค่เพียงจินตนาการของผู้ประเมินที่อาจจะคิดไปเองด้วยซ้ำว่า ลูกน้องแต่ละคนของเราทำงานเป็นอย่างไรบ้าง โดยอาศัยความรู้สึกของตนเองที่มีต่อพนักงานคนนั้น แล้วก็ตีความออกมาเป็นคะแนนผลงานของพนักงานแต่ละคน โดยที่แทบจะไม่ได้พิจารณาผลงานจริงของพนักงานแต่ละคนเลยด้วยซ้ำไป

ถ้าผู้จัดการในองค์กรของเรายังคงคิดแบบเดิม ทำแบบเดิมกับการประเมินผลงาน แม้ว่าท่านจะลงทุนซื้อ Platform ที่ดีสักแค่ไหน มันก็ไม่ได้ช่วยให้ระบบบริหารผลงาน หรือประเมินผลงานของเราดีขึ้นได้เลย

ดังนั้นอย่าลืมที่จะให้ความรู้ เปลี่ยนมุมมองของการประเมินผลงานกับผู้จัดการทุกคนในบริษัท อย่าลืมเตรียมความพร้อมของคนที่จะขึ้นมาเป็นผู้จัดการ ที่ต้องประเมินผลงานพนักงาน ให้สามารถมองผลงานจริงๆ ของพนักงานให้ออก สิ่งที่ผู้จัดการทุกคนจำเป็นจะต้องทราบ และต้องเรียนรู้วิธีการอย่างแตกฉานสำหรับระบบประเมินผลงานก็คือ

• ต้องรู้ว่าปัจจัยผลงานของพนักงานคืออะไรบ้าง โดยปกติแล้วผลงานของพนักงานมักจะประกอบไปด้วยสองส่วนใหญ่ๆ ก็คือ ผลลัพธ์ที่พนักงาน และ พฤติกรรมในการทำงาน ในส่วนของผลลัพธ์ของงานที่ทำได้ในแต่ละช่วงเวลานั้น ซึ่งตรงนี้ก็มักจะกำหนดเป็นตัวชี้วัดผลงานที่ชัดเจน ถ้าสามารถมีตัวเลขเป้าหมายไว้เลยก็จะชัดมาก ทำให้พนักงานและผู้จัดการมองเป้าหมายเดียวกันและประเมินผลงานโดยใช้เป้าหมายนี้ได้อย่างตรงไปตรงมา คำถามก็คือ ผู้จัดการของเรารู้วิธีการกำหนดตัวชี้วัดผลงานที่ถูกต้องแล้วหรือยัง หรือยังกำหนดกันแบบว่า ลอย ๆ จินตนาการตัวเลขกันขึ้นมา แค่ขอให้ใส่เข้าไปในระบบได้เป็นพอ

• ส่วนปัจจัยด้านพฤติกรรม ที่เรากำหนดเป็น Competency ต่างๆ ในแบบประเมินนั้น ผู้ประเมิน และพนักงานมีความเข้าใจตรงกันแค่ไหน อ่านนิยามแล้วมองออกหรือไม่ว่าพฤติกรรมที่คาดหวังให้พนักงานแสดงออกนั้นมันคืออะไรบ้าง หรือเป็นแบบต่างคนต่างตีความกันไป ไม่เคยที่จะมานั่งตกลงกัน คุยกัน ถึงสิ่งที่นายคาดหวังเลย

• คะแนนผลงาน อีกเรื่องที่ต้องตกลงกันให้ชัดเจนก็คือ คะแนนผลงาน จาก 5 ไป 1 คะแนนเท่าไหร่ หมายความว่าอย่างไร ไม่ใช่ใครอยากจะนิยามอะไรก็นิยามกันไปเอง เช่น บางคนก็บอกว่า พนักงานผมทำงานได้ตามเป้าหมายดังนั้นก็ต้อง 5 สิ บางผู้จัดการก็บอกว่า ทำงานได้ตามเป้าหมายมันต้อง 3 สิ สูงกว่าเป้าหมายถึงจะเป็น 4 หรือ 5 ฯลฯ ถ้าแต่ละคนยังคิดกันไปเองแบบนี้ ระบบประเมินผลงานของเราก็ไม่มีทางที่จะเกิดผลลัพธ์ที่ดีได้เลย

อีกเรื่องที่สำคัญมากกว่า Platform ที่ทันสมัยก็คือ การคุยกัน การสื่อสาร ทำความเข้าใจกันตั้งแต่ต้นปี ว่าเป้าหมายผลงานที่ต้องการทั้งด้านผลงาน และด้านพฤติกรรมนั้นคืออะไร ต้องคุยกัน ตกลงกันตั้งแต่ต้นปีเลย หัวหน้ากับลูกน้องจะต้องเห็นภาพเดียวกันว่าต้องการเห็นผลลัพธ์อะไรสำเร็จบ้าง และความสำเร็จนั้นถ้าทำได้ จะให้คะแนนอะไร กำหนดตรงนี้ให้ชัดเจนตั้งแต่ต้นปี

ระหว่างปีก็ต้องคุยกัน สื่อสารกันตลอดถึงความคืบหน้าของเป้าหมายแต่ละตัว และพฤติกรรมแต่ละด้าน ที่พนักงานแสดงออก มีตัวไหนที่ไม่ตรงเป้าหมาย หรือต้องปรับปรุง ก็ต้องแจ้งให้พนักงานทราบทันที เพื่อที่จะเป็นเครื่องมือบอกพนักงานว่า ตอนนี้ผลงานไม่ค่อยดีนะ ถ้าไม่ปรับ ปลายปีจะมีปัญหานะ

พอถึงปลายปี ถ้าเราคุยกันตลอดเวลาถึงผลของงานที่ผ่านมา ถ้าเราให้พนักงานประเมินตนเอง และผู้จัดการประเมินผลงานของพนักงาน รับรองได้ว่า ผลการประเมินจะไม่แตกต่างกันแบบสุดโต่ง เช่น พนักงานประเมินตัวเองให้ 5 หมดเลย แต่ผู้จัดการบอกว่า 3 ก็พอ ด้วยเหตุผลและมุมมองที่แตกต่างกัน เพราะไม่เคยคุยกัน และตกลงกัน ไม่เคยสื่อสารกันนั่นเอง

พอผลประเมินออกมาเบี้ยวๆ แบบนี้ จะเอาไปใช้ในการพัฒนาพนักงานต่อก็ไม่ได้ จะเอาไปให้รางวัล ก็ดูจะไม่ค่อยตรงกับผลงานพนักงานสักเท่าไหร่ ปัญหาก็เลยคาราคาซังกันอยู่แบบนี้เรื่อยไป

ถึงเราจะเอาระบบ หรือเอา Platform การบริหารผลงานที่ทันสมัยสุด ๆ มาใช้ มันก็ไม่มีประโยชน์อะไรเลย ถ้าผู้บริหาร ผู้จัดการ และพนักงานยังคง คิดแบบเดิมๆ กับระบบประเมินผลงานของบริษัทแบบนี้