มีคำถามจากท่านผู้อ่านมาเกี่ยวกับเรื่องของระบบบริหารผลงาน ว่าจะทำอย่างไรให้ประสบความสำเร็จตามเจตนารมณ์ของระบบ ก็คือ บริหารผลงานของพนักงานทุกคนในองค์กร ไม่ใช่แค่เพียงประเมินผลงานอย่างเดียวเท่านั้น

อย่างที่หลาย ๆ ท่านอาจจะทราบกันดีอยู่แล้วว่า กระบวนการมาตรฐานในการบริหารผลงานจะประกอบไปด้วย 3 ส่วนคือ

1. การวางแผนผลงาน ก็คือ การแจ้งถึงเป้าหมายผลงานของพนักงานแต่ละคนว่า ในปีนี้จะต้องทำผลงานให้ได้ในระดับใด แบบไหน อะไรที่เรียกว่าผลงานดี แบบไหนที่เรียกว่ายังไม่ดี ฯลฯ ซึ่งปกติเราก็จะกำหนดเป็นตัวชี้วัดลผลงานกัน ซึ่งถ้าทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ เราก็จะสามารถชี้วัดผลงานของพนักงานแต่ละคนได้อย่างชัดเจน อีกด้านก็คือ ด้านของพฤติกรรม ก็ต้องมีการกำหนดเป้าหมายในมุมของพฤติกรรมด้วยเช่นกันว่า ในปีนี้เราคาดหวังพฤติกรรมในการทำงานอะไรบ้างจากพนักงาน และให้พนักงานรับทราบกันตั้งแต่ต้นปี
2. การสื่อสารติดตามผลงาน Feedback ผลงาน และการสอนงาน หลังจากที่เป้าหมายทั้งด้านงานและพฤติกรรมกำหนดและบอกพนักงานเรียบร้อย สิ่งที่ต้องทำตามมาก็คือ การสื่อสารเรื่องผลงานในแต่ละช่วงเวลา เช่น อาจจะกำหนดว่าทุกเดือน หัวหน้าจะต้อง Feedback ผลงานของลูกน้องแต่ละคน โดยอาศัยตัวชี้วัดผลงาน และพฤติกรรมที่กำหนดไว้ตอนต้นปีมาพูดคุยกัน ว่าอะไรดี อะไรยังต้องพัฒนา และถ้าตัวไหนหัวหน้าสอนงานได้ ก็สอนเลย เพราะเราต้องการให้พนักงานทำงานบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ให้ได้ เพราะเรากำลังบริหารผลงาน ดังนั้น หัวหน้าจะต้องหาวิธีการในการทำให้พนักงานทำผลงานให้ได้ตามเป้าหมายทีกำหนดไว้
3. ประเมินผลงาน พอปลายปี เราก็มาประเมินผลงานในแต่ละปัจจัยกันว่า เมื่อผ่านไปครบปีแล้ว มีผลงานอะไรที่ดี ไม่ดี อย่างไร และที่สำคัญก็คือ พนักงานจะต้องได้รับการพัฒนาอะไรบ้างที่เป็นตัวสำคัญๆ เพื่อทำให้ผลงานในปีถัดไปดีขึ้นไปอีก ซึ่งผลการประเมินนี้ ก็สามารถนำเอาไปใช้ประกอบการบริหารทรัพยากรบุคคลในด้านอื่นๆ ได้อีก ไม่ว่าจะเป็นการให้รางวัล การบริหารความก้าวหน้าในสายอาชีพ การวางแผนพัฒนาพนักงาน ฯลฯ

กระบวนการทั้ง 3 ด้านข้างต้น ในทางปฏิบัติมักจะมีปัญหาเกิดขึ้นเสมอ ตั้งแต่การกำหนดตัวชี้วัดผลงาน พฤติกรรม การให้ Feedback รวมไปถึงการประเมินผลงาน

อะไรที่จะเป็นพื้นฐานสำคัญที่จะทำให้ระบบบริหารผลงานมีประสิทธิภาพสูงสุดได้ คำตอบก็คือ

• การสื่อสารที่ชัดเจน สังเกตว่า ทุกกระบวนการในการบริหารผลงานข้างต้น ล้วนแต่ต้องอาศัยการสื่อสารที่ชัดเจน เคลียร์ เข้าใจตรงกันทั้งหัวหน้าและลูกน้อง ตั้งแต่การวางแผนผลงาน ก็ต้องมีการพูดคุยสื่อสารและทำความเข้าใจให้ตรงกันว่าเป้าหมายคืออะไร ต้องการเห็นภาพผลลัพธ์อะไรบ้าง พอมาถึงขั้นตอนการให้ Feedback ยิ่งต้องสื่อสารให้ชัดเจนตรงประเด็นมากๆ มิฉะนั้นจะเกิดการเข้าใจผิดกันไปทั้งปี พอปลายปีประเมินผลงานเสร็จ ก็ต้องมีการพูดคุยชี้แจงผลงานให้พนักงานทราบอย่างชัดเจนอีกเช่นกัน ดังนั้น การสื่อสาร จึงถือว่าเป็นหัวใจที่สำคัญ ๆ มาก ๆ ของการทำระบบการบริหารผลงานให้สำเร็จตรงตามเจตนารมณ์

• ต้องสื่อสารบ่อยๆ นอกจากสื่อสารให้ชัดเจนแล้ว ยังต้องสื่อสารอย่างต่อเนื่อง บ่อยๆ เราอาจจะสงสัยว่าบ่อยแค่ไหน ก็อาจจะทำกันเดือนละครั้งอย่างเป็นทางการ ส่วนการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการนั้น เราสามารถทำกันได้ทุกวัน เมื่อไหร่ที่มีประเด็นทางด้านผลงาน ก็สื่อสารกับพนักงานเลย เพื่อให้พนักงานรับทราบว่า ตอนนี้สิ่งที่เขาทำมันไปมีผลกระทบอย่างไรต่อผลงานของเขาในปีนี้ เพื่อที่จะได้ไม่เกิด Surprise กันในเรื่องของผลงาน

• ปรับปรุงระบบอยู่เสมอ ตรงนี้สำคัญ ระบบบริหารผลงาน เป็นระบบที่ยืดหยุ่น และคนใช้งานคือ ผู้จัดการสายงานทุกคน ดังนั้น ถ้ามีตรงไหนที่มีปัญหา สร้างความลำบากในการประเมิน หรือบริหารผลงาน เราก็สามารถปรับปรุงระบบได้ อย่างน้อยปีละครั้งต้องมาทบทวนกันว่า จุดไหนที่จะต้องทำให้ดีขึ้น ง่ายขึ้น ในการบริหารผลงาน แต่ที่สำคัญก็คือ ไม่ว่าจะมีการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงอะไร จะต้องยึดหลักการของการบริหารผลงานไว้ให้ดี มิฉะนั้นมันจะกลายพันธุ์จากบริหารผลงาน ไปเป็นการประเมินผลงานกันแบบเดิมๆ อีก ซึ่งเป็นสิ่งที่เราไม่ต้องการ

Think People Consulting รับวางระบบบริหารผลงานให้กับองค์กรที่ต้องการมีระบบในการบริหารผลงาน KPI Competency เพื่อใช้ในการสร้างผลลัพธ์สำคัญ และนำไปเชื่อมโยงกับระบบการให้รางวัลผลงานได้อย่างเป็นธรรม