วันนี้เราจะมาต่อกันในเรื่องของแนวทางในการวางระบบ และบริหารระบบค่าตอบแทนที่เป็นธรรม และสามารถทำให้ระบบนี้มีประสิทธิภาพในการใช้บริหารทรัพยากรบุคคลขององค์กร ซึ่งจะเหลืออีก 2 เสาหลักที่สำคัญ คือ

เสาหลักที่ 3 Employee Contribution

เมื่อเรามีโครงสร้างเงินเดือนเรียบร้อย เราก็ต้องบริหารเงินเดือนให้เป็นธรรม การที่จะขึ้นเงินเดือนให้พนักงาน ก็ต้องมีความเป็นธรรม ซึ่งความเป็นธรรมในการที่พนักงานจะได้รับเงินเดือนขึ้นมาขึ้นน้อย ก็ต้องพิจารณาผลงานของพนักงานเป็นปัจจัยสำคัญ ทั้งนี้ก็เพื่อที่จะสร้างแรงจูงใจในการทำงานของพนักงานในการสร้างผลงานที่ดีได้อย่างต่อเนื่อง ดังนั้นเครื่องมือสำคัญๆ ในเสาหลักที่ 3 นี้จะประกอบไปด้วย

• Performance Management การบริหารผลงาน หรือบางแห่งอาจจะเรียกว่าการประเมินผลงาน เครื่องมือนี้เป็นเครื่องมือสำคัญมากที่จะบอกเราได้ว่า ผลงานของพนักงานคนไหนดีกว่ากัน ซึ่งปกติแล้วเครื่องมือนี้จะมีความยากในการใช้งานมาก เนื่องจากต้องอาศัยผู้จัดการทุกคนในการประเมินผลงานพนักงาน ซึ่งก็จะมีความลำเอียง ความชอบ ไม่ชอบส่วนตัวเข้ามาปะปนอยู่เสมอ ดังนั้นระบบประเมินผลงานที่ดีจะต้องลดเรื่องของความลำเอียงของผู้ประเมินลงได้ และสามารถประเมินจากผลงานของพนักงานได้อย่างตรงไปตรงมา ซึ่งถ้าเราสามารถประเมินผลงานของพนักงานได้อย่างชัดเจน ระบบการให้รางวัลพนักงานก็จะเป็นธรรมตามผลงานได้อย่างแท้จริง
• Increase Guildlines ขั้นตอนถัดไปก็คือ การกำหนดงบประมาณในการให้รางวัลผลงาน ไม่ว่าจะเป็นการขึ้นเงินเดือนประจำปี หรือโบนัสตามผลงาน ฯลฯ จะต้องมีการกำหนดแนวทาง ขั้นตอน และกฎเกณฑ์ในการให้รางวัลแต่ละรูปแบบให้ชัดเจน เช่น การให้รางวัลจะเน้นไปที่ผลสำเร็จของงาน หรือเน้นไปที่พฤติกรรมการทำงาน หรือ ทั้งสองอย่างร่วมกัน ระดับใดบ้างที่จะต้องนำเอาเรื่องเวลาการทำงานมาพิจารณา รวมถึงวิธีการกระจายงบประมาณในการให้รางวัลให้สอดคล้องกับผลงานของพนักงานแต่ละคน ขั้นตอนนี้สำคัญมาก เพราะจะเป็นแนวทางในการอธิบาย และชี้แจงกับพนักงานที่สอบถามมาได้อย่างตรงไปตรงมา ชัดเจน ซึ่งสามารถสร้างการยอมรับได้ดีกว่าการที่ไม่มีกฎเกณฑ์อะไรเลย รวมทั้งฝ่ายบุคคลและผู้บริหารต่างก็ชี้แจงอะไรไม่ได้ แถมยังโยนกันไปมา ไม่ยอมคุยกับพนักงานของตนเอง
• Incentive Program หลายองค์กรพยายามที่จะสร้างโปรแกรมกระตุ้นผลงานพนักงาน โดยเฉพาะกลุ่มพนักงานที่ทำหน้าที่สร้างผลลัพธ์โดยตรงให้กับองค์กร เช่น กลุ่มพนักงานขาย การตลาด การผลิต การให้บริการ ฯลฯ ซึ่งกลุ่มตำแหน่งงานเหล่านี้ส่วนใหญ่จะเป็นกลุ่มงานที่สร้างยอดขายสร้างกำไรให้กับองค์กรได้โดยตรง ดังนั้น เพื่อกระตุ้นให้พนักงานที่ทำงานในกลุ่มงานเหล่านี้มีแรงจูงใจในการสร้างผลลัพธ์ให้ได้มากขึ้นไปอีก องค์กรจึงต้องมีการออกแบบระบบค่าตอบแทนจูงใจ (Incentive) ไว้ให้สำหรับพนักงานกลุ่มนี้ ซึ่งการออกแบบค่าตอบแทนจูงใจนี้ ก็ต้องมีการกำหนดกฎเกณฑ์ในการวัดผลงานที่ชัดเจน และกำหนดเกณฑ์ในการจ่าย ระยะเวลาในการจ่ายค่าตอบแทนนี้อย่างชัดเจนด้วยเช่นกัน

เสาหลักที่ 4 Administration

เสาหลักที่ 4 นี้ เป็นอีกหนึ่งเสาหลักที่ขาดไม่ได้สำหรับระบบค่าจ้างเงินเดือน และค่าตอบแทนที่เป็นธรรมในองค์กร เนื่องจากเป็นการบริหารจัดการให้ระบบทั้ง 3 เสาหลักข้างต้นสามารถดำเนินการไปได้อย่างเป็นธรรม หลายองค์กรที่วางระบบบริหารค่าจ้างเงินเดือน ทำแค่ 3 เสาหลัก จากนั้นก็ปล่อยไปตามยถากรรม ไม่มีใครบริหารจัดการ ไม่มีใครคอยตรวจสอบผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น ไม่มีใครปรับปรุงเปลี่ยนแปลงโครงสร้างเงินเดือนต่างๆ ให้สอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์กร ดังนั้น เมื่อเรามีระบบและเครื่องมือในการบริหารค่าจ้างเงินเดือนเรียบร้อยแล้ว เราต้องดูแลบำรุงรักษา และบริหารจัดการระบบนี้ให้สามารถใช้งานได้ตามเจตนารมณ์ของระบบ เครื่องมือ และขั้นตอนในเสาหลักนี้ มีอะไรบ้าง

• Compensation Planning สิ่งที่ต้องทำต่อเนื่องทุกๆ ปี ก็คือ การที่เราต้องพยากรณ์ และวางแผนระบบการบริหารค่าตอบแทนขององค์กรอยู่เสมอ อาทิ งบประมาณ รูปแบบในการจ่าย ประเภทของค่าจ้างที่จ่าย ฯลฯ ฝ่ายบุคคลจะต้องพิจารณาแผนกลยุทธ์ขององค์กรในแต่ละปีว่าเปลี่ยนแปลงไปอย่างไร และจะมีผลกระทบต่อระบบการบริหารค่าตอบแทนอย่างไรบ้าง เครื่องมือใด ที่ต้องเพิ่ม ต้องเปลี่ยน แนวทางในการพิจารณาผลงานต้องเปลี่ยนแปลงหรือไม่ ฯลฯ จะได้วางแผนในการปรับปรุงระบบค่าตอบแทนที่เรามีอยู่ให้ทันกับกลยุทธ์ขององค์กรในแต่ละปี
• Pay Communication คือการสื่อสารในเรื่องของระบบการค่าจ้างตอบแทนขององค์กร เรื่องนี้เป็นเรื่องที่สำคัญมาก แต่กลับเป็นเรื่องที่องค์กรส่วนใหญ่ไม่ค่อยอยากจะสื่อสารกับพนักงาน และปล่อยให้พนักงานเข้าใจผิด คิดไปเองมากมาย จนทำให้ระบบค่าตอบแทนที่เราวางไว้ แทนที่จะสร้างผลลัพธ์ที่ดี กลายเป็นสร้างปัญหาและความขัดแย้งขึ้นในกลุ่มพนักงาน เนื่องจากเราไม่มีการสื่อสารและทำความเข้าใจระบบที่ถูกต้องให้กับพนักงานได้รับทราบในมุมเดียวกันนั่นเอง การสื่อสารเรื่องนี้ก็มีตั้งแต่การจัดอบรมให้ความรู้ในระบบบริหารค่าตอบแทนขององค์กร การตอบคำถามต่างๆ ที่พนักงานมีข้อสงสัยสำหรับสิทธิการได้รับค่าตอบแทนในแต่ละรูปแบบ
• Program Review อีกขั้นตอนหนึ่งที่สำคัญก็คือ การประเมิน และทบทวนระบบบริหารค่าตอบแทนในแต่ละเสาหลักอย่างสม่ำเสมอ เพื่อดูว่า อะไรที่เริ่มใช้งานไม่ได้ มีอะไรต้องปรับใหม่ ต้องเปลี่ยนบ้าง ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของค่างาน ระดับงาน ของตำแหน่งที่มีการเปลี่ยนหน้าที่และความรับผิดชอบใหม่มากขึ้น หรือ รูปแบบการจ่ายค่าตอบแทน ที่บางตัวไม่ทันสมัยแล้ว และไม่ตอบโจทย์ผลงานอีกต่อไป หรือโครงสร้างเงินเดือนที่ต้องคอยตรวจสอบว่ายังสามารถแข่งขันได้อยู่หรือไม่ ระบบประเมินผลงาน การให้รางวัล ฯลฯ สิ่งเหล่านี้จำเป็นที่จะต้องได้รับการดูแล ประเมิน และทบทวนอยู่เสมอ เพื่อทำให้ระบบบริหารค่าตอบแทนขององค์กรยังคงตอบโจทย์เจตนารมณ์ และวัตถุประสงค์ของระบบไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการดึงดูด การเก็บรักษา และการสร้างแรงจูงใจ ให้กับพนักงานขององค์กรได้อย่างต่อเนื่อง

เมื่อทราบหลักการแล้ว ลองประเมินระบบบริหารค่าตอบแทนขององค์กรเราดูว่า ได้ตามหลักเกณฑ์ที่เขียนไว้ทั้งสามตอนหรือไม่ เพื่อจะได้ทราบว่า องค์กรของเรานั้นยังขาดในเรื่องใดบ้าง จะได้ทำการปรับปรุงให้ครบถ้วน และเป็นธรรม เพราะการที่องค์กรจะได้คนดีคนเก่งเข้ามาทำงาน จะเก็บรักษาคนดีคนเก่งเหล่านี้ไว้ และจูงใจคนดีคนเก่งเหล่านี้ให้สร้างผลงานที่ดีอย่างต่อเนื่องได้ ก็มาจากระบบค่าตอบแทนที่เหมาะสม และเป็นธรรมนั่นเอง