วันนี้เราจะมาคุยกันต่อในเรื่องของแนวทางในการวางระบบบริหารค่าตอบแทน และการบำรุงรักษาบริหารระบบค่าตอบแทนให้สามารถใช้งานได้ยาวๆ เพื่อให้สามารถดึงดูดคน เก็บรักษา และจูงใจคนเก่งๆ ให้ทำงานกับองค์กรได้

เสาหลักที่ 1 Internal Consistency

การสร้างความเป็นธรรมในการจ่ายค่าจ้างภายในองค์กร พื้นฐานที่สำคัญก็คือ ตำแหน่งงานต่างๆ ภายในองค์กรจะต้องได้รับการจัดลำดับความสำคัญของงานทุกตำแหน่งในองค์กร เพื่อให้ได้ระดับงานหรือ Job Grade ตามคุณค่าของงาน ความความเชื่อที่เป็นสากลว่า ในการจ่ายค่าตอบแทนที่เป็นธรรมในองค์กรนั้น ต้องเริ่มต้นจากการจ่ายให้สอดคล้องกับหน้าที่และความรับผิดชอบของตำแหน่งงานต่างๆ ซึ่งจะต้องมีเครื่องมือดังต่อไปนี้

• Job Analysis ต้องเริ่มต้นจากการวิเคราะห์งาน โดยที่เราต้องมีการกำหนดตำแหน่งงานให้ชัดเจนว่า ในองค์กรของเรานั้นมีตำแหน่งอะไรบ้าง มีกี่ตำแหน่ง จากนั้นก็ต้องมีการวิเคราะห์งานในเชิงลึกเพื่อตอบคำถามให้ได้ว่า แต่ละตำแหน่งที่องค์กรเรามีนั้น มีหน้าที่ และความรับผิดชอบในเรื่องอะไรบ้าง มีงานประจำอะไรบ้างที่ต้องทำ ต้องติดต่อสื่อสารกับใครบ้าง และคุณสมบัติของตำแหน่งงานแต่ละตำแหน่งนั้นจะต้องมีคุณสมบัติของคนที่จะทำงานแตกต่างกันอย่างไรบ้าง ตั้งแต่ วุฒิการศึกษา ประสบการณ์ และความสามารถอื่นๆ ฯลฯ ต้องหาข้อมูลเหล่านี้ให้ครบถ้วนในแต่ละตำแหน่ง
• Job Description จากนั้นก็ต้องนำเอาข้อมูลของตำแหน่งงานที่เราวิเคราะห์ได้นั้น มาจัดระเบียบใหม่ โดยเขียนลงในเอกสารคำบรรยายลักษณะงาน หรือที่เราเรียกกันว่า Job Description เพื่อให้เป็นระบบให้สามารถค้นหาได้ง่าย รวมทั้งยังสามารถนำเอกสารนี้ไปใช้ประกอบการบริหารทรัพยากรบุคคลในด้านอื่นๆ ได้อีกด้วย ซึ่ง Job Description นี้ก็จะต้องมีการปรับปรุงแก้ไขให้ทันสมัยอยู่เสมอ รวมทั้งอาจจะต้องมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบของการเขียนและการจัดทำให้สอดคล้องกับยุคสมัยด้วยเช่นกัน
• Job Evaluation ขั้นตอนนี้จะเป็นขั้นตอนในการบอกเราว่า ตำแหน่งไหนมีความยากง่ายแตกต่างกันอย่างไร โดยพิจารณาจากทักษะความรู้ที่จำเป็นต้องใช้ของแต่ละตำแหน่งงาน และพิจารณาจากความรับผิดชอบที่องค์กรมอบหมายให้ว่ามีความกว้างแคบอย่างไร และมีผลต่อความสำเร็จขององค์กรมากน้อยเพียงใด เราจะต้องหาคำตอบเหล่านี้ให้ได้ จาก Job Description ที่ทำไว้ โดยต้องอาศัยระบบประเมินค่างาน ซึ่งปกติก็ต้องหาซื้อระบบประเมินค่างานจากบริษัทที่ปรึกษาภายนอกเข้ามาใช้งาน เนื่องจากการประเมินค่างานนั้นเป็นระบบที่ซับซ้อน และสร้างได้ยากด้วยตนเอง แต่อย่างไรก็ดี สำหรับองค์กรที่มีตำแหน่งงานไม่มาก เช่น น้อยกว่า 50 ตำแหน่ง เราสามารถที่จะใช้วิธีง่ายๆ แต่ได้ผล ในการประเมินค่างานได้ โดยไม่จำเป็นต้องไปว่าจ้างที่ปรึกษาภายนอกให้เปลืองงบประมาณ แต่ถ้าองค์กรขนาดใหญ่ และมีตำแหน่งงานมากมาย รวมทั้งต้องการความเป็นมาตรฐานสากลในการประเมินค่างาน ก็คงต้องพิจารณาหาบริษัทที่ปรึกษาเข้ามาดำเนินการในเรื่องนี้
• Job Structure ขั้นตอนนี้จะเป็นการนำเอาผลจากการประเมินค่างานที่ได้ มาจัดเป็นกลุ่มๆ ของงาน เพื่อให้บริหารจัดการได้ง่ายขึ้น หลายๆ องค์กรอาจจะเรียกชื่อแตกต่างกันไป เช่น ระดับงาน กลุ่มงาน Job Level Job Class ฯลฯ แต่จะเรียกอย่างไรก็ตาม สุดท้ายมันก็คือระดับงานในองค์กรที่ถูกจัดเป็นกลุ่มๆ โดยเอางานที่มีค่างานใกล้เคียงกันมาจัดรวมกลุ่มไว้ด้วยกัน เพื่อที่จะใช้เป็นพื้นฐานของการสร้างความเป็นธรรมภายในองค์กร และเป็นฐานสำคัญสำหรับเสาหลักถัดไปอันที่ 2

เสาหลักที่ 2 External Competitiveness

เมื่อเราสามารถสร้างความเป็นธรรมสำหรับการจ่ายค่าตอบแทนภายในองค์กร โดยใช้คุณค่าของงานและจัดเห็นโครงสร้างระดับงานเรียบร้อยแล้ว ก็จะเข้าสู่เสาหลักที่ 2 ก็คือ การแข่งขันกับภายนอก ซึ่งก็คือ การนำเอาข้อมูลการจ่ายค่าจ้างและค่าตอบแทนของตลาดที่องค์กรแข่งขันด้วย มาเป็นข้อมูลสำหรับการออกแบบรูปแบบการจ่ายค่าจ้าง โครงสร้างค่าจ้าง โครงสร้างเงินเดือน และระบบในการบริหารค่าจ้างเงินเดือน เพื่อให้องค์กรของเราสามารถจ่ายค่าจ้างค่าตอบแทนแข่งขันได้กับตลาด ทั้งในรูปแบบ อัตราการจ่าย ซี่ง เครื่องมือที่จำเป็นในเสาหลักที่ 2 นี้ก็คือ

• Compensation Survey เครื่องมือแรกที่จำเป็นอย่างยิ่ง ถ้าเราต้องการให้อัตราการจ่ายค่าจ้างเงินเดือนของเราแข่งขันได้กับตลาด ก็คือการเข้าร่วมการสำรวจค่าจ้างเงินเดือนกับองค์กรที่จัดทำเรื่องนี้อย่างมืออาชีพ เป็นการสำรวจค่าจ้างจริงๆ ที่ตลาดเขาจ่ายกันในตำแหน่งต่างๆ ที่อยู่ในธุรกิจที่แตกต่างกันไป ซึ่งตัวเลขจากผลการสำรวจค่าจ้างเงินเดือนนี้ เราสามารถนำมาใช้ในการวิเคราะห์เปรียบเทียบ อัตราการจ่ายค่าจ้างขององค์กรเรากับตลาดที่เราแข่งขันด้วย เพื่อให้ผู้บริหารได้รับทราบว่า ขณะนี้เราจ่ายค่าตอบแทนอยู่ในระดับใดของตลาด อีกทั้งเรายังสามารถนำเอาข้อมูลจากผลการสำรวจค่าจ้างเงินเดือนนี้ มาใช้ประกอบการออกแบบโครงสร้างค่าจ้าง และโครงสร้างเงินเดือนขององค์กรเองได้อีกด้วย ดังนั้น องค์กรที่ต้องการจะมีโครงสร้างเงินเดือนที่สามารถแข่งขันได้ จึงจำเป็นที่จะต้องเข้าร่วมการสำรวจค่าจ้างเงินเดือน
• Market Analysis ขั้นตอนถัดไปเมื่อเราได้ผลการสำรวจค่าจ้างเงินเดือนที่ตรงกับกลุ่มธุรกิจเดียวกับเราหรือใกล้เคียงแล้ว เราต้องนำเอาข้อมูลที่ได้มาวิเคราะห์ แยกแยะ เปรียบเทียบ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของนโยบายการจ่ายค่าจ้างเงินเดือน รูปแบบค่าจ้างต่างๆ โครงสร้างค่าจ้าง และตัวเลขการจ่ายค่าจ้างเงินเดือนของตลาด มาเทียบกับโครงสร้างระดับงานขององค์กรเราที่ได้ทำไว้ เพื่อพิจารณาว่า องค์กรของเราจ่ายค่าตอบแทนแข่งขันได้หรือไม่ บางองค์กรมีการวิเคราะห์เปรียบเทียบแยกตามระดับงาน หรือ ตามกลุ่มงานวิชาชีพต่างๆ เพื่อที่จะวิเคราะห์รายละเอียดของการจ่ายค่าตอบแทนขององค์กรกับตลาดว่ามีประเด็นใดที่ต้องปรับเปลี่ยนให้สามารถแข่งขันได้บ้าง
• Salary Range เมื่อได้ข้อมูลจาการวิเคราะห์เรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนถัดไปก็คือ การออกแบบโครงสร้างค่าจ้าง โดยกำหนดว่า องค์กรเรานอกเหนือจากเงินเดือนแล้ว เราจะมีค่าตอบแทนในรูปแบบอื่นอะไรบ้าง ใครมีสิทธิได้บ้าง และได้ในอัตราใดบ้าง ฯลฯ จากนั้น ก็นำข้อมูลจากการวิเคราะห์ผลการสำรวจค่าจ้างมาใช้ในการออกแบบโครงสร้างเงินเดือนของเรา เพื่อกำหนดเห็นช่วงเงินเดือนที่สามารถแข่งขันได้กับตลาด ก็จะทำให้เรามีทั้งโครงสร้างค่าจ้าง และโครงสร้างเงินเดือนที่แข่งขันได้ เพื่อใช้ในการดึงดูดและเก็บรักษาคนเก่งๆ ได้อย่างดี

พรุ่งนี้เราจะมาต่อกันในเสาหลักที่ 3 และ 4 ว่ามีอะไรบ้าง นะครับ